Implementácia Dokument manažment systému na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne

Takmer všetky ekonomické procesy prebiehajúce vo vnútorných procesoch na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne sú späté s registratúrou, dokumentáciou, archiváciou a vybavením agendy v súlade s platnou legislatívou a vnútornými normami, resp. smernicami. K efektívnej správe vyššie uvedených aktivít je nevyhnutné, aj z hľadiska transparentnosti, produktivity a bezpečnosti mať funkčne implementovaný Dokument manažment systém (ďalej DMS TnUAD). Rovnako je dôležité zabezpečiť maximálne efektívny prístup používateľov jednotlivých procesov moderným elektronickým spôsobom, ktorý odpovedá informačno-komunikačným technológiám súčasnosti a vytvára platformu manažérsky riadenej infraštruktúry v jednotlivých procesoch.

V rámci projektu podporeného z Operačného programu Vzdelávanie Trenčianska univerzita Alexandra Dubčeka v Trenčíne pripravuje zavedenie efektívnej správy prostredníctvom Dokument manažment systému. Prvým pilierom v rámci DMS TnUAD bola analýza vnútorného prostredia, ktorá pozostáva z dvoch základných častí:

a) analýza správy dokumentov a procesov, vrátane analýzy prístupových práv a analýzy organizačnej štruktúry, 

b) analýza správy registratúry. 

Pri analýze správy dokumentov a procesov sme využili metodiku SMART s presne špecifikovanými a merateľnými cieľmi: 

• identifikovať hlavné a podporné procesy, ktoré sú relevantné pre skvalitnenie správy a riadenia univerzity, 

• definovať vybrané procesy rektorátu, relevantné a prioritné pre zefektívnenie riadenia TnUAD, 

• vytvoriť mapovanie identifikovaných procesov a subprocesov, 

• identifikovať súvisiacu dokumentáciu procesov a subprocesov, 

• definovať požiadavky na riadenie dokumentácie na univerzite. 

Účelom spracovania analýzy prístupových práv je zabezpečiť kontrolovaný, validovaný a riadený prístup k dokumentom, ktoré sa na univerzite vyskytujú. Na základe spracovaných údajov sa zabezpečí kontrolovaný prístup k dokumentom, ich zvýšená bezpečnosť a možnosť pristupovať k dokumentom osobitne podľa špecifických potrieb zamestnancov vysokej školy.
Pre zavedené informačné systémy na správu dokumentov a elektronický informačný systém na správu registratúry poskytuje dokument rámcové nastavenie pre prístup k dokumentom a informáciám, ktoré informačné systémy uchovávajú.

Analýza prístupových práv si metódou SMART ukladá základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovne:

• popis aktuálneho stavu IKT na rektoráte TnUAD, 

• popis aktuálneho stavu HW systémov, 

• návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry, 

• návrh odporúčaní na zavedenie systému DMS, 

• návrh nastavení práv pre prácu s dokumentmi.

Účelom spracovania analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je mapovanie pripravenosti organizačnej štruktúry rektorátu TnUAD na nasadenie informačných systémov smerujúcich k efektívnejšej správe dokumentácie s ohľadom na spracovanie štruktúrovaných a neštruktúrovaných údajov, štruktúry užívateľov a príslušných právomocí v zmysle spracovania údajov.

Cieľom analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je:

• analyzovať formu a jednotlivé väzby a prepojenia v organizačnej štruktúre rektorátu TnUAD pre nasadenie elektronického Dokument manažment systému, 

• zosumarizovať relevantné činnosti organizačných útvarov rektorátu TnUAD, ktorých efektivitu vykonávania je možné výrazne zlepšiť nasadením elektronického Dokument manažment systému, 

• vyhodnotiť silné a slabé stránky organizačnej štruktúry prostredníctvom SWOT analýzy vzhľadom na nasadenie elektronického Dokument manažment systému, 

• navrhnúť nové funkčné pracovné miesta, resp. reorganizáciu vytvorených funkčných pracovných miest na rektoráte TnUAD v súvislosti so zavedením elektronickej správy registratúry, elektronickej podateľne a Dokument manažment systému, 

• definovanie organizačnej štruktúry pre ďalšie využitie analytických skupín v projekte.

Analýza registratúry si stanovuje metódou SMART základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovné:

• popis aktuálneho stavu registratúry na rektoráte TnUAD, 

• popis aktuálneho stavu registratúry na jednotlivých fakultách TnUAD, 

• popis aktuálneho stavu registratúry na celouniverzitných pracoviskách univerzity, 

• vytvorenie inovovaného registratúrneho plánu,

• vytvorenie inovovaného registratúrneho poriadku, 

• vytvorenie interného predpisu pre prácu s registratúrou, 

• návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry, 

• návrh vlastností IS pre registratúru pre potreby špecifikácie do verejného obstarávania (nie technologický návrh, ale funkčný návrh).

Analýza procesov a dokumentov tvorí základný dokument s popisom hlavných a podporných procesov na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne. Analyzovaný stav dáva ucelený pohľad na procesy a subprocesy na univerzite a zároveň dokumenty a formuláre, ktoré sa používajú v rámci jednotlivých procesov a subprocesov.

Podklady z analýzy slúžia aj k tvorbe dokumentu „3.4.5 Návrh riešenia“, ktorý rieši technickú realizáciu implementácie systému (Biznis analýza a technologický návrh riešenia). Biznis analýza a technologický návrh riešenia predstavuje dokument, v ktorom bude navrhnuté riešenie z pohľadu používania systému (biznis analýza) a zároveň aj z pohľadu technologickej infraštruktúry (technologický návrh riešenia). Na základe dokumentu „Návrh riešenia“ budú realizované ďalšie fázy implementácie systému DMS.

Za implementáciou Dokument manažment systému Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne treba však v prvom rade hľadať snahu a ambíciu vedenia univerzity budovať modernú a efektívne riadiacu organizačnú zložku na univerzite, ktorá bude poskytovať jej jednotlivým súčastiam (fakultám a CUP), ale tiež vonkajším externým organizáciám, kvalitné a účelné informačné a komunikačné činnosti.

Projekt s názvom Efektívna správa a manažment Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka sa začal realizovať v decembri 2012 a bude prebiehať do mája 2015. Celkový rozpočet projektu je 687 740 EUR, pričom nenávratný finančný príspevok z ESF predstavuje 584 579 EUR a príspevok zo ŠR SR je vo výške 68 774 EUR. TnUAD spolufinancuje projekt 5 %. Projekt sa realizuje v rámci Operačného programu vzdelávanie pod gesciou Agentúry ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR. Projekt je financovaný z prostriedkov EU. Na stránkach časopisu Vás budeme informovať o priebehu realizácie projektu. Od marca 2012 bude v prevádzke internetová stránka www.tnuni.sk/efektivny-manazment.

Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ