Facebook Youtube Instagram

Implementácia Dokument manažment systému na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne

Takmer všetky ekonomické procesy prebiehajúce vo vnútorných procesoch na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne sú späté s registratúrou, dokumentáciou, archiváciou a vybavením agendy v súlade s platnou legislatívou a vnútornými normami, resp. smernicami. K efektívnej správe vyššie uvedených aktivít je nevyhnutné, aj z hľadiska transparentnosti, produktivity a bezpečnosti mať funkčne implementovaný Dokument manažment systém (ďalej DMS TnUAD). Rovnako je dôležité zabezpečiť maximálne efektívny prístup používateľov jednotlivých procesov moderným elektronickým spôsobom, ktorý odpovedá informačno-komunikačným technológiám súčasnosti a vytvára platformu manažérsky riadenej infraštruktúry v jednotlivých procesoch.

V rámci projektu podporeného z Operačného programu Vzdelávanie Trenčianska univerzita Alexandra Dubčeka v Trenčíne pripravuje zavedenie efektívnej správy prostredníctvom Dokument manažment systému. Prvým pilierom v rámci DMS TnUAD bola analýza vnútorného prostredia, ktorá pozostáva z dvoch základných častí:

a) analýza správy dokumentov a procesov, vrátane analýzy prístupových práv a analýzy organizačnej štruktúry, 

b) analýza správy registratúry. 

Pri analýze správy dokumentov a procesov sme využili metodiku SMART s presne špecifikovanými a merateľnými cieľmi: 

• identifikovať hlavné a podporné procesy, ktoré sú relevantné pre skvalitnenie správy a riadenia univerzity, 

• definovať vybrané procesy rektorátu, relevantné a prioritné pre zefektívnenie riadenia TnUAD, 

 vytvoriť mapovanie identifikovaných procesov a subprocesov, 

 identifikovať súvisiacu dokumentáciu procesov a subprocesov, 

• definovať požiadavky na riadenie dokumentácie na univerzite. 

Účelom spracovania analýzy prístupových práv je zabezpečiť kontrolovaný, validovaný a riadený prístup k dokumentom, ktoré sa na univerzite vyskytujú. Na základe spracovaných údajov sa zabezpečí kontrolovaný prístup k dokumentom, ich zvýšená bezpečnosť a možnosť pristupovať k dokumentom osobitne podľa špecifických potrieb zamestnancov vysokej školy.
Pre zavedené informačné systémy na správu dokumentov a elektronický informačný systém na správu registratúry poskytuje dokument rámcové nastavenie pre prístup k dokumentom a informáciám, ktoré informačné systémy uchovávajú.

Analýza prístupových práv si metódou SMART ukladá základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovne:

 popis aktuálneho stavu IKT na rektoráte TnUAD, 

 popis aktuálneho stavu HW systémov, 

 návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry, 

 návrh odporúčaní na zavedenie systému DMS, 

 návrh nastavení práv pre prácu s dokumentmi.

Účelom spracovania analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je mapovanie pripravenosti organizačnej štruktúry rektorátu TnUAD na nasadenie informačných systémov smerujúcich k efektívnejšej správe dokumentácie s ohľadom na spracovanie štruktúrovaných a neštruktúrovaných údajov, štruktúry užívateľov a príslušných právomocí v zmysle spracovania údajov.

Cieľom analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je:

 analyzovať formu a jednotlivé väzby a prepojenia v organizačnej štruktúre rektorátu TnUAD pre nasadenie elektronického Dokument manažment systému, 

 zosumarizovať relevantné činnosti organizačných útvarov rektorátu TnUAD, ktorých efektivitu vykonávania je možné výrazne zlepšiť nasadením elektronického Dokument manažment systému, 

• vyhodnotiť silné a slabé stránky organizačnej štruktúry prostredníctvom SWOT analýzy vzhľadom na nasadenie elektronického Dokument manažment systému, 

• navrhnúť nové funkčné pracovné miesta, resp. reorganizáciu vytvorených funkčných pracovných miest na rektoráte TnUAD v súvislosti so zavedením elektronickej správy registratúry, elektronickej podateľne a Dokument manažment systému, 

• definovanie organizačnej štruktúry pre ďalšie využitie analytických skupín v projekte.

Analýza registratúry si stanovuje metódou SMART základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovné:

 popis aktuálneho stavu registratúry na rektoráte TnUAD, 

 popis aktuálneho stavu registratúry na jednotlivých fakultách TnUAD, 

 popis aktuálneho stavu registratúry na celouniverzitných pracoviskách univerzity, 

 vytvorenie inovovaného registratúrneho plánu,

 vytvorenie inovovaného registratúrneho poriadku, 

 vytvorenie interného predpisu pre prácu s registratúrou, 

 návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry, 

 návrh vlastností IS pre registratúru pre potreby špecifikácie do verejného obstarávania (nie technologický návrh, ale funkčný návrh).

Analýza procesov a dokumentov tvorí základný dokument s popisom hlavných a podporných procesov na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne. Analyzovaný stav dáva ucelený pohľad na procesy a subprocesy na univerzite a zároveň dokumenty a formuláre, ktoré sa používajú v rámci jednotlivých procesov a subprocesov.

Podklady z analýzy slúžia aj k tvorbe dokumentu „3.4.5 Návrh riešenia“, ktorý rieši technickú realizáciu implementácie systému (Biznis analýza a technologický návrh riešenia). Biznis analýza a technologický návrh riešenia predstavuje dokument, v ktorom bude navrhnuté riešenie z pohľadu používania systému (biznis analýza) a zároveň aj z pohľadu technologickej infraštruktúry (technologický návrh riešenia). Na základe dokumentu „Návrh riešenia“ budú realizované ďalšie fázy implementácie systému DMS.

Za implementáciou Dokument manažment systému Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne treba však v prvom rade hľadať snahu a ambíciu vedenia univerzity budovať modernú a efektívne riadiacu organizačnú zložku na univerzite, ktorá bude poskytovať jej jednotlivým súčastiam (fakultám a CUP), ale tiež vonkajším externým organizáciám, kvalitné a účelné informačné a komunikačné činnosti.

Projekt s názvom Efektívna správa a manažment Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka sa začal realizovať v decembri 2012 a bude prebiehať do mája 2015. Celkový rozpočet projektu je 687 740 EUR, pričom nenávratný finančný príspevok z ESF predstavuje 584 579 EUR a príspevok zo ŠR SR je vo výške 68 774 EUR. TnUAD spolufinancuje projekt 5 %. Projekt sa realizuje v rámci Operačného programu vzdelávanie pod gesciou Agentúry ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR. Projekt je financovaný z prostriedkov EU. Na stránkach časopisu Vás budeme informovať o priebehu realizácie projektu. Od marca 2012 bude v prevádzke internetová stránka www.tnuni.sk/efektivny-manazment.

Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ





AIS E-learning Webmail Kontakty Strava Knižnica