Implementácia Dokument manažment systému na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne
Takmer všetky ekonomické procesy prebiehajúce vo vnútorných procesoch na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne sú späté s registratúrou, dokumentáciou, archiváciou a vybavením agendy v súlade s platnou legislatívou a vnútornými normami, resp. smernicami. K efektívnej správe vyššie uvedených aktivít je nevyhnutné, aj z hľadiska transparentnosti, produktivity a bezpečnosti mať funkčne implementovaný Dokument manažment systém (ďalej DMS TnUAD). Rovnako je dôležité zabezpečiť maximálne efektívny prístup používateľov jednotlivých procesov moderným elektronickým spôsobom, ktorý odpovedá informačno-komunikačným technológiám súčasnosti a vytvára platformu manažérsky riadenej infraštruktúry v jednotlivých procesoch.
V rámci projektu podporeného z Operačného programu Vzdelávanie Trenčianska univerzita Alexandra Dubčeka v Trenčíne pripravuje zavedenie efektívnej správy prostredníctvom Dokument manažment systému. Prvým pilierom v rámci DMS TnUAD bola analýza vnútorného prostredia, ktorá pozostáva z dvoch základných častí:
a) analýza správy dokumentov a procesov, vrátane analýzy prístupových práv a analýzy organizačnej štruktúry,
b) analýza správy registratúry.
Pri analýze správy dokumentov a procesov sme využili metodiku SMART s presne špecifikovanými a merateľnými cieľmi:
• identifikovať hlavné a podporné procesy, ktoré sú relevantné pre skvalitnenie správy a riadenia univerzity,
• definovať vybrané procesy rektorátu, relevantné a prioritné pre zefektívnenie riadenia TnUAD,
• vytvoriť mapovanie identifikovaných procesov a subprocesov,
• identifikovať súvisiacu dokumentáciu procesov a subprocesov,
• definovať požiadavky na riadenie dokumentácie na univerzite.
Účelom spracovania analýzy prístupových práv je zabezpečiť kontrolovaný, validovaný a riadený prístup k dokumentom, ktoré sa na univerzite vyskytujú. Na základe spracovaných údajov sa zabezpečí kontrolovaný prístup k dokumentom, ich zvýšená bezpečnosť a možnosť pristupovať k dokumentom osobitne podľa špecifických potrieb zamestnancov vysokej školy.
Pre zavedené informačné systémy na správu dokumentov a elektronický informačný systém na správu registratúry poskytuje dokument rámcové nastavenie pre prístup k dokumentom a informáciám, ktoré informačné systémy uchovávajú.
Analýza prístupových práv si metódou SMART ukladá základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovne:
• popis aktuálneho stavu IKT na rektoráte TnUAD,
• popis aktuálneho stavu HW systémov,
• návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry,
• návrh odporúčaní na zavedenie systému DMS,
• návrh nastavení práv pre prácu s dokumentmi.
Účelom spracovania analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je mapovanie pripravenosti organizačnej štruktúry rektorátu TnUAD na nasadenie informačných systémov smerujúcich k efektívnejšej správe dokumentácie s ohľadom na spracovanie štruktúrovaných a neštruktúrovaných údajov, štruktúry užívateľov a príslušných právomocí v zmysle spracovania údajov.
Cieľom analýzy organizačnej štruktúry Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne je:
• analyzovať formu a jednotlivé väzby a prepojenia v organizačnej štruktúre rektorátu TnUAD pre nasadenie elektronického Dokument manažment systému,
• zosumarizovať relevantné činnosti organizačných útvarov rektorátu TnUAD, ktorých efektivitu vykonávania je možné výrazne zlepšiť nasadením elektronického Dokument manažment systému,
• vyhodnotiť silné a slabé stránky organizačnej štruktúry prostredníctvom SWOT analýzy vzhľadom na nasadenie elektronického Dokument manažment systému,
• navrhnúť nové funkčné pracovné miesta, resp. reorganizáciu vytvorených funkčných pracovných miest na rektoráte TnUAD v súvislosti so zavedením elektronickej správy registratúry, elektronickej podateľne a Dokument manažment systému,
• definovanie organizačnej štruktúry pre ďalšie využitie analytických skupín v projekte.
Analýza registratúry si stanovuje metódou SMART základné ciele, ktoré sú špecifikované, merateľné, akceptovateľné, realizovateľné a s definovaným časovým rámcom nasledovné:
• popis aktuálneho stavu registratúry na rektoráte TnUAD,
• popis aktuálneho stavu registratúry na jednotlivých fakultách TnUAD,
• popis aktuálneho stavu registratúry na celouniverzitných pracoviskách univerzity,
• vytvorenie inovovaného registratúrneho plánu,
• vytvorenie inovovaného registratúrneho poriadku,
• vytvorenie interného predpisu pre prácu s registratúrou,
• návrh odporúčaní na zavedenie elektronického informačného systému registratúry,
• návrh vlastností IS pre registratúru pre potreby špecifikácie do verejného obstarávania (nie technologický návrh, ale funkčný návrh).
Analýza procesov a dokumentov tvorí základný dokument s popisom hlavných a podporných procesov na Trenčianskej univerzite Alexandra Dubčeka v Trenčíne. Analyzovaný stav dáva ucelený pohľad na procesy a subprocesy na univerzite a zároveň dokumenty a formuláre, ktoré sa používajú v rámci jednotlivých procesov a subprocesov.
Podklady z analýzy slúžia aj k tvorbe dokumentu „3.4.5 Návrh riešenia“, ktorý rieši technickú realizáciu implementácie systému (Biznis analýza a technologický návrh riešenia). Biznis analýza a technologický návrh riešenia predstavuje dokument, v ktorom bude navrhnuté riešenie z pohľadu používania systému (biznis analýza) a zároveň aj z pohľadu technologickej infraštruktúry (technologický návrh riešenia). Na základe dokumentu „Návrh riešenia“ budú realizované ďalšie fázy implementácie systému DMS.
Za implementáciou Dokument manažment systému Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka v Trenčíne treba však v prvom rade hľadať snahu a ambíciu vedenia univerzity budovať modernú a efektívne riadiacu organizačnú zložku na univerzite, ktorá bude poskytovať jej jednotlivým súčastiam (fakultám a CUP), ale tiež vonkajším externým organizáciám, kvalitné a účelné informačné a komunikačné činnosti.
Projekt s názvom Efektívna správa a manažment Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka sa začal realizovať v decembri 2012 a bude prebiehať do mája 2015. Celkový rozpočet projektu je 687 740 EUR, pričom nenávratný finančný príspevok z ESF predstavuje 584 579 EUR a príspevok zo ŠR SR je vo výške 68 774 EUR. TnUAD spolufinancuje projekt 5 %. Projekt sa realizuje v rámci Operačného programu vzdelávanie pod gesciou Agentúry ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR. Projekt je financovaný z prostriedkov EU. Na stránkach časopisu Vás budeme informovať o priebehu realizácie projektu. Od marca 2012 bude v prevádzke internetová stránka www.tnuni.sk/efektivny-manazment.
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
